Hoe design organisaties kan helpen in crisistijd

Reading time
5 min read

Date
14 jun 2021

Elke dag wordt het duidelijker hoe serieus de impact van het corona virus is. Tegelijkertijd probeert iedereen zijn draai te vinden in onze nieuwe werkelijkheid. Natuurlijk is de ene organisatie veel heftiger geraakt dan de ander, maar wat kan je doen als organisatie? Wat is jouw nieuwe realiteit?

De kracht van design: vorm geven aan onzekerheid

We zullen in deze nieuwe realiteit proces en aanbod opnieuw moeten vormgeven, nieuwe dingen uitproberen, kijken wat wel of niet werkt, daar van leren en continue verbeteren. Het zijn onzekere tijden en niemand weet precies hoe de wereld er over een paar maanden uitziet. Maar een ding weten we wel. De organisaties die er snel achter komen wat wel en wat niet werkt, en in staat zijn om dit vorm te geven, zullen het beste door deze crisis heen gaan komen. 

Daarom zeggen wij –  niet heel verrassend als ontwerpbureau – gebruik de kracht van design! Het ontwerpproces is namelijk gemaakt om door de onzekerheid van innovatie heen te navigeren en bedreigingen in kansen om te zetten. Het helpt met het exploreren van problemen, co-creëren van oplossingen en testen van ideeën. 

We zien daarom drie belangrijke uitdagingen voor de komende tijd

      1. Herijken van de strategie
      2. Executie op afstand
      3. Slim, opnieuw organiseren

1. Herijken van de strategie

In tijden van grote verandering worden de kaarten opnieuw geschud. Zo ook nu. En deze nieuwe speelronde zal winnaars en verliezers kennen. Organisaties die een sterke band met hun klant hebben opgebouwd en begrijpen wat hun behoeftes en pijnen zijn, zullen veel beter in staat zijn om hier op in te spelen. Maar ook met de beste kennis van de klant is het niet makkelijk, want er zullen vele keuzes te maken zijn. 

  • Hoe zien mogelijke scenario’s eruit en wat kan onze rol daarin zijn?
  • Welke (digitale) proposities zijn waardevol, realiseerbaar en levensvatbaar?

Een flexibele organisatie die snel kan schakelen is hierbij van groot belang. In tijden van onzekerheid, zijn er nog geen concrete antwoorden. Maar je kan wel een organisatie bouwen die in staat is om heel snel te kunnen inspringen op ontwikkelingen. Een organisatie die dicht bij de gebruikers staat, die inzichten verzamelt, ideeën bedenkt en snelle prototypes test. Net zo lang totdat het werkt. 

Ga dus niet achterover zitten en wacht tot de storm is gaan liggen. Maar ga proactief aan de slag. Liggen de zaken voor een deel stil, gebruik dan de luxe van het hebben van tijd om aan de slag te gaan. Bij Koos kunnen we helpen om innovatie te versnellen. We kunnen transformatie teams helpen opzetten die nieuwe proposities ontwikkelen en het gesprek met je klanten of gebruikers aangaan. Wees snel en daadkrachtig, maar vooral flexibel. 

2. Executie op afstand

Met de meeste mensen die vanuit huis werken, ziet dienstverlening er opeens heel anders uit. Zowel qua interne organisatie als interactie tussen teams en met klanten. Hoe zorg je ervoor dat je je diensten of producten nog steeds aan je klanten kan leveren? 

  • Hoe kan je je diensten blijven leveren op afstand?
  • Hoe kan je processen efficiënt inrichten en kosten besparen?

Uiteindelijk moet de schoorsteen blijven roken. En gelukkig zijn er vele manieren om organisaties op afstand draaiende te houden. Bij Koos hebben we bij internationale projecten, vaak niet de luxe om in persoon af te spreken. Maar daardoor weten we wel goed hoe we een project op afstand runnen. En voor alle situaties waar we het antwoord niet hebben, vertrouwens we op het ontwerpproces: wat zijn de behoeftes van alle gebruikers en hoe kunnen we de dienst zo goed mogelijk vormgeven?

De komende tijd, waar het economisch minder zal gaan, zullen we dingen slimmer moeten organiseren. Zo kan je heel veel geld besparen door nieuwe ideeën eerst te testen, voor er veel geld in te investeren. Wij doen dat met design sprints, welke ideaal zijn om op afstand te faciliteren. Naast ideeën bedenken en valideren, kan design ook helpen om diensten zo efficiënt mogelijk in te richten. Waar belangen voor gebruikers goed worden afgewogen tegen zakelijke belangen, om tot de beste oplossing te komen. Neem contact met ons op en vraag hoe Liander bijvoorbeeld 40% bespaarde op de installaties van slimme meters.

3. Een nieuwe manier van organiseren

Een organisatie is voornamelijk een verzameling van processen, die allen samenwerken om een bepaalde output te leveren. Maar als je al deze processen door elkaar mixt en alle normale structuren van kantoor, vergaderingen, culturele aspecten, etc. van de een op de andere dag verandert, wat gebeurt er dan?

  • Hoe zorg je ervoor dat je je workforce tevreden houdt en dat iedereen uitgedaagd blijft?
  • Hoe behoud je je bedrijfscultuur als iedereen thuis werkt?

De afgelopen jaren zijn we bij Koos steeds verder de interne organisatie in gedoken. Als je iets wil veranderen, begint het hier. En niet alleen om innovatie van de grond te krijgen. In trajecten rondom de ‘employee experience’ hebben we onze service design tools fijngeslepen, met dit keer de medewerker als belangrijkste gebruiker. We richtten organisaties slimmer in, herontworpen bedrijfsprocessen en zorgden voor meer betrokken medewerkers. 

In een wereld waar velen op afstand werken, zullen we ervoor moeten zorgen dat medewerkers zich deel van de organisatie blijven voelen en dat iedereen aan de juiste dingen blijft werken. Door dit niet van bovenaf op te leggen, maar het gezamenlijk te ontwerpen, maken we er samen het beste van. Sterker nog, we gaan het zo goed vormgeven, dat ook na deze periode mensen op een andere, slimmere manier zullen samenwerken.

Koos staat klaar om te helpen

Deze tijd brengt uitdagingen met zich mee. Laten we deze met beide handen aanpakken en vooral ook vooruit blijven kijken; hoe kunnen we relevant blijven voor onze klanten? Wij staan klaar om hierbij te ondersteunen, of het nu voor strategie, executie of organisatie is. 

Zoals we altijd bij Koos zeggen en nu des te meer: Vertrouw in het ontwerpproces.

Wil je meer weten over hoe design je kan helpen in crisistijd?

Employee Experience exceeds HR

Service Design Workshops

Wat is Service Design?

Service Design in Shanghai

Service Design and Scrum: Why UX is key.

Koos’ brandmodel – Map and leverage the strengths of your organisation

Best insights of the Service Design Experience in Lisbon

Six ways to measure the impact of your service design efforts

Dear UX-ers: the future is human

Redesigning the Portuguese Postal Service